Voordelen zakelijk tankpas in combinatie rittenregistratie

Je wilt als zzp’er niets liever doen dan waar jij goed in bent en dat natuurlijk met zo min mogelijk administratieve taken. Maar toch zul je, zodra jij de auto in stapt, alle tankbonnetjes moeten verzamelen om de brandstofkosten op te kunnen geven voor de fiscus. Erg veel werk dus. Ook is er een grote kans op kwijtraken van bonnetjes. Verder komt hier ook vaak veel frustratie bij kijken. Maar met een zakelijke tankpas in combinatie met rittenregistratie en rijgedrag analyse is dat verleden tijd!

Wat is een tankpas

Een tankpas is een ontzettend gemakkelijke manier om voor je benzine, diesel en andere brandstof te kunnen betalen bij tankstations. Je betaalt met een tankpas in plaats van cash, bankpas of creditcard. De kosten van de brandstof worden automatisch in het account van de tankpas opgeslagen. Jij als eigenaar van het account krijgt regelmatig alle brandstofkosten van dat account op slechts één factuur.

Tankpassen worden door veel verschillende partijen aangeboden, maar in principe werken deze overal hetzelfde. Enkel partijen bieden extra opties, zoals betalen voor voertuigonderhoud, het openbaar vervoer of voor parkeren. Hier moet je als eigenaar van het account natuurlijk wel toestemming voor geven.

Naast het betalen van brandstof en andere zaken verschaffen tankpassen vaak ook een uitgebreide rapportage over het verbruik. Ook is het dan vaak mogelijk om in realtime rapporten op te vragen en de instellingen te wijzigen voor wat er met de pas mag worden gekocht. Hierdoor weet je altijd alles omtrent jouw zakelijke (voertuig)kosten.

Er bestaan er ook speciale ZZP-tankpassen. Deze hebben vaak allerlei voordelen voor zzp’ers. Denk maar eens betalen in het buitenland en pechhulp.

De voordelen

Het hebben van een zakelijke tankpas als ondernemer (zzp, vof, mkb) is niet alleen praktisch voor jezelf, maar ook als je personeel in dienst hebt. Zo staan alle tankbeurten op een en dezelfde factuur, wanneer medewerkers ook een zakelijk tankpas hebben.

Het besparen van administratie is het belangrijkste voordeel en die staat om die reden op de eerste plek. Maar daarnaast zijn er nog vier andere voordelen te noemen:

1. Bespaart veel administratietijd van zowel de autokosten als bij de btw-aangifte.
2. Extra diensten die je kunt afrekenen met dezelfde tankpas, zoals een autowasstraat of een parkeergarage.
3. Een keuzemogelijkheid tussen een universele tankpas (enkele euro’s per maand) of een merk gebonden tankpas (vaak gratis).
4. Besparing op brandstofkosten, want je kunt goedkoop tanken door apps en vaak ook kortingen.
5. Gemak dient de mens: geen omkijken meer naar het afhandelen van de gemaakt autokosten die met de tankpas betaald kunnen worden. Niet langer bijhouden van bonnetjes.

Uiteindelijk is het grootste voordeel van een zakelijke tankpas (administratie)tijd en geld bespaard en het levert een hoop gebruiksgemakken op.

De kosten

Er zijn talloze partijen die takpassen aanbieden, daarom er ook veel verschillende prijzen. Hier gaan we uit van een gemiddelde: de meeste tankpassen kosten namelijk zo’n €10,- per maand. Natuurlijk zijn er partijen die gratis tankpassen aanbieden, maar dit zijn meestal passen zonder extra voordelen.

Een betaalde tankpas die korting biedt is voor iedereen wie vaak de auto pakt, vaak veel aantrekkelijker. Dit komt doordat de korting al heel snel investering terugverdient.

Rittenregistratie

Met het hebben van een zakelijke tankpas ben je er helaas nog niet. Als autobezitter moet je ook kunnen aantonen welke kilometers je privé met jouw zakelijk bolide maakt. Wanneer je aantoonbaar onder de grens van 500 kilometer per jaar blijft, dan hoef je geen bijtelling te verwachten. De Belastingdienst heeft voor het bijhouden van dit soort kilometers (privé of zakelijk) regels opgesteld. Maar dit betekent wel weer administratie…

Gelukkig kan de techniek ook in dit geval een handje helpen…

Rittenregistratiesoftware: een helpende hand

Door je rittenregistratie te automatiseren door een ritenregistratiesysteem aan te schaffen, beheer je heel eenvoudig alle gereden ritten en kilometers van jezelf en jouw collega’s. Op deze manier heb je altijd een sluitende registratie voor de Belastingdienst van elke gereden rit. In de software kies je een periode van een specifiek voertuig of je exporteert simpelweg alle ritten van jouw voertuig of wagenpark. De rittenregistratiesoftware is middels plug & play aan te sluiten via de OBD-poort in jouw auto.

Door jouw rittenregistratiesoftware uit te breiden met een rijgedrag analyse en een brandstofkosten analyse bespaar je gemakkelijk op kosten en heb je nog meer controle. Deze tools zijn speciaal ontwikkeld om tijd en geld te besparen op je voertuig(en). Je bekijkt in een oogopslag hoeveel kilometers er met een voertuig gereden is, hoe veel en hoe vaak er getankt is en wat het rijgedrag van de chauffeur in dezelfde periode was.

Kortom, een zakelijke tankpas in combinatie met rittenregistratie, rijgedrag analyse en brandstofkostenanalyse scheelt dus niet alleen veel tijd in jouw administratie, het bespaart je ook nog eens veel in de kosten. Daarbij hoef je niet langer alle bonnetjes te bewaren. Dus de kans dat je bonnetjes verliest is verledentijd! Tot slot wordt de btw-aangifte ook direct een stuk makkelijker en heb je altijd een sluitende rittenregistratie voor de Belastingdienst.